Vous pouvez vous-même organiser une rencontre Poudlard.org ! Bien sûr ! Cependant, certaines règles ont été établies et sont à suivre scrupuleusement si vous désirez le faire.

En voici quelques-unes :
1^ère étape : Montez un petit dossier destiné à l’équipe des organisateurs en chef et des administrateurs de Poudlard.org. Il devra contenir :

• Lieu, date, heure, programme de la rencontre (si nécessaire),…
• Nom, prénom, numéro de téléphone du/des organisateur(s),
• Nombre estimé de membres présents,
• Toute info que vous jugez utile de nous faire parvenir (expérience dans l’organisation de rencontres, BAFA, partenariats éventuels, etc…).

Envoyez ce dossier (au format Word -doc- ou Adobe -pdf-) avec le formulaire ci-dessous, nous vous répondrons dans les meilleurs délais. Si nous acceptons votre projet, vous pourrez passer à l’étape suivante !

2^e étape : Diffusion de votre rencontre sur le site. Plusieurs supports sont disponibles pour cela :

• Sur la page MeetUp du site public, qui recense toutes les rencontres organisées par Poudlard.org (vous n’avez rien à faire, nous nous en chargeons),
• Créez un topic dans ce forum en indiquant que vous souhaitez organiser une rencontre à tel endroit, pendant telle période, et regardez s’il y a des gens intéressés (ben oui, sinon ça sert à rien hein ^^).

3^e étape : Inscription à la rencontre par le site public. En effet, l’Association iJeunes, représentée à travers le site Poudlard.org est responsable civilement de chaque personne qui participe à cette rencontre. De ce fait, l’/les organisateur(s) est/sont représentant(s) de l’association durant toute la durée de la rencontre. Cependant, nous avons besoin de connaître l’identité des personnes présentes lors de cette rencontre (en cas d’accident ou de transport en urgence à l’hôpital par exemple).

4^e étape : Après la rencontre, n’oubliez pas de publier un petit compte-rendu avec des photos, sur le forum, pour tous ceux qui n’auront pas eu la chance d’être présents.